چگونه از زمانمان بهتر استفاده کنیم؟

آیا شما هم در مدیریت زمان مشکل دارید؟ آیا برای شما هم پیش آمده که به کلامتان متعهد نباشید و با کمبود زمان مواجه شوید؟

یکی از عامل های موفقیت این است که نسبت به حرفی که می‌زنید متعهد باشید. مشکل اینجاست که گاهی اوقات شما هیجانی می‌شوید و با خود می‌گویید «من تصمیم دارم فلان کار را انجام دهم» ولی بعد به هر دلیلی آن را عملی نمی‌کنید. یا چند روز عمل می‌کنید و بعد رهایش می‌کنید و فراموش می‌کنید. شما  اصطلاحا سیستم حفظ کلام ندارید.سیستم حفظ کلام یعنی زمانی که قول یا تعهدی می دهید به آن پایبند باشید.

برای حل این مشکل شما اول از همه باید هدف داشته باشید. ( می‌خواهید چه کارهایی انجام دهید، به کجا برسید، چرا و چقدر مهم است که پای حرف تان بایستید؟) و برای رسیدن به اهدافتان باید مدیریت زمان داشته باشید.

توجه!  افرادی هستند که خیلی اعتیاد به کار دارند. از صبح تا شب مشغول کار هستند و می ‌گویند ما برای کارهای شخصی وقت کم می‌آوریم. این افراد مد نظر ما نیستند . صحبت ما در مورد افرادی است که کار متعادل دارند ولی به خاطر عدم مدیریت زمان، وقت کافی برای سایر ابعاد زندگی خود ندارند.

مدیریت زمان چیست؟

چگونه باید زمان را مدیریت کنیم تا بتوانیم پایبند به تعهدات مان (حرف هایمان) باشیم. خیلی از افراد، وقتی علت را می‌پرسید می‌گویند وقت ندارم. احتمالا شما جزو افرادی هستید که وقت دارید اما نمی‌دانید کارهایتان را چگونه تنظیم کنید تا در این زمان محدودی که دارید به آنها برسید. زیرا شما سارقان وقت دارید و احتمالا جزو افرادی هستید که وقت خود را تلف می کنید و همیشه گیج هستید و نمی‌دانید که باید چه کار کنید.

در مدیریت زمان قرار نیست ساعت را مدیریت کنیم ، ما می‌خواهیم کارهایمان را در این ساعت ها مدیریت کنیم.

زمان برای همه ما یکسان و همگی ۲۴ ساعت وقت داریم. و این موضوع را در نظر داشته باشیدکه مثلا تعداد کارهای شما از تعداد کارهای افراد موفق دنیا بیشتر و مهمتر نیست. نگاهی به زندگی خود بیاندازید، آیا واقعا همان قدر که تلاش می کنید همانقدر هم دستاورد دارید؟ آیا برای ابعاد مختلف زندگی خود وقت مطلوبی را صرف می‌کنید؟ به طور مثال در روابط خانوادگی شما دیگران از اینکه شما برای آنها وقت نمی گذارید شکایتی ندارند؟ آیا برای خودتان وقت می‌گذارید؟ و احتمالا پاسخ شما این است« من وقت ندارم یا سرم شلوغه.»

[caption id="attachment_12777" align="aligncenter" width="860"] مدیریت زمان[/caption]

در اینجا این کلام را باید اصلاح کنید. در واقع شما وقت به یه سری از کارها اختصاص نمی دهید و هنر مدیریت کارهایتان را در بازه زمانی مشخص ندارید .

اولین قدم برای یادگیری مدیریت زمان این است که شما بپذیرید که مدیریت زمان بلد نیستید. چون اگر مقاومت داشته باشید نمی‌توانید این کار را یاد بگیرید.

مسئله دیگر این است که بیایید با خود بررسی کنید، شما چقدر رابطه خوب و مؤثری با زمان و تاریخ دارید؟ در موبایل و لپ تاپ خود تقویم و ساعت دارید و به آن اهمیت می‌دهید؟ ساعت از دستتان می‌رود و نمی‌دانید امروز چندم ماه است؟ آیا سر رسید شخصی دارید یا خیر؟

مضرات عدم مدیریت زمان

آیا واقعا به زمان اهمیت می دهید یا جزو افرادی هستید که غر می‌زنند و می‌گویند:« وای چه قدر زمان زود می‌گذرد، زمان تحویل کارها رسیده ولی به هیچ کدام از کارهایم نرسیدم». و همیشه از یکی از کارهایتان می‌زنید تا به دیگری برسید. این روند نشان دهنده این است که کم کم با زمان ارتباط خوبی نخواهید داشت.

به طور مثال اگر قرار است شما ساعت ۱۰ در یک محل حضور داشته باشید در حالی که در ساعت ۹ کار دیگرتان را عقب انداختید و از  ساعت ۱۰ استفاده می‌کنید، همین طور مانند دومینو کل کارهای آن روزتان بهم می ریزد و خیلی از کار هایی که باید امروز انجام می‌دادید وارد فردا می شود و این طوری کارهایتان عقب می‌افتد.

رعایت موارد مختلفی می تواند به شما کمک کند تا به برنامه تان متعهد باشید . در اینجا می‌خواهیم شما را با سه سیستم آشنا کنیم تا بتوانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید. قبل از آن باید هدف گزاری کنید برای اهداف تان موعد مقرر تعیین کنید و بعد به سراغ برنامه ریزی بروید.

روش هدف گزاری

در هدف گزاری، شما باید هدف بزرگ (طولانی مدت) خود را به گام ها و اهداف کوچک تبدیل کنید و از آخر به اول آن را بررسی کنید. یعنی مثالا برای یک هدفِ یک ساله، اول باید مشخص کنید که بعد از یکسال می‌خواهید چه دستاوردی داشته باشید. حالا برای اینکه شما به آن دستاورد برسید لازمه شش ماه بعد چه دستاوردی داشته باشید؟ سه ماه بعد، ۹۰ روز بعد، یک ماه بعد، یک هفته بعد و امروز لازمه چه اقداماتی انجام بدید و چه دستاورد‌هایی (اهداف کوچک)داشته باشید؟ همه آن‌ها را باید بنویسید.

تعیین اهداف و اقدام های کوچک

برای تعیین اقدامات کوچک، اول، همه کارهایتان را از بدیهی ترین کارها مثل حمام رفتن تا کارهای بزرگ تان لیست کنید و در سررسید شخصی تان بنویسید. چطوری؟ از سه تا سیستم استفاده می‌کنیم.

سیستم اول: شروع کنید طبق لیستی که نوشتید کارهای مربوط به هر ماه را بنویسید.کارهایی مثل تولد‌ها، چکاپ ها، قسط‌ها و... را یادداشت کنید.

سیستم دوم: شروع به برنامه ریزی هفتگی کنید. طبق لیست خود، کارهایی را که می‌خواهید درهر هفته انجام دهید، بنویسید. مثل کارهای مشخص هر هفته اعم از کلاس زبان، ورزش، جلسات، کارهایی که متعهد شدید که در هر هفته ای انجام دهید و... .

سیستم سوم: برنامه ریزی روزانه. کارهای هر روزتان را بر اساس اهداف هفتگی تان بنویسید البته این کار را تا یک ماه هم می‌توانید انجام دهید (یعنی اول هر ماه برنامه های مشخص تمام روز های ماه را بنویسید) بستگی به میزان مشخص بودن برنامه شما دارد.

به این صورت شما هدف هایتان را به گام های کوچک تبدیل می‌کنید و هر روز برای آن قدمی برمی‌دارید. دراین مدل برنامه ریزی و هدف گزاری شما می توانید مسیری را که باید برای هدف سپری کنید را شفاف تر ببنید و می‌توانید خود را ارزیابی کنید. به طور مثال هدف شما شرکت در آزمون آیلتس است. حالا شما باید تعیین کنید که در هر ماه چه کارهایی می‌خواهید انجام دهید، سطح دانش و توانایی تان در چه جایگاهی باید باشد. بعد بر اساس آن برای هر روز خود برنامه ریزی می‌کنید.

مدل برنامه ریزی من ( هاجر یادگاری)

مدل برنامه ریزی که من ازش استفاده می‌کنم به صورتی است و چند تقویم دارم که همیشه کنار دستم باز هست تا هر زمان موردی به ذهنم رسید به آن اضافه کنم.

در یک تقویم که فرقی نداره تقویم امسال باشد یا نباشد. هر صفحه را اختصاص می‌دهم به یک موضوع و قدم ها و اهداف کوچک برای رشد و رسیدگی به آن موضوع را می‌نویسم. به طور مثال یک صفحه مربوط به رسیدگی به سلامت پوستم است و قدم های کوچک مثل استفاده از کرم ها، ماسک ها، مواد خوراکی که پوست را تقویت می‌کند و... را در آن صفحه می‌نویسم.

یک تقویم دارم که برای امسال است و برنامه هر روز را با ساعت مربوط به هر قسمت را می نویسم . برنامه هر روز را از قبل نوشتم اما شب قبل آن روز برنامه را تکمیل می‌کنم. لازم به ذکر است که در برنامه روزانه استراحت‌ها و تفریح‌ها را هم می‌نویسم. البته گاهی هم برنامه هایم را جابجا می‌کنم ولی معمولا سعی می‌کنم به آن پایبند باشم.

نکته: ۴،۳ ساعت پایانی روز را خالی بگذارید تا اگر به قسمت هایی از برنامه نرسیدید در آن زمان جبران کنید.

ابزار های کمکی برنامه ریزی

• استفاده از اپلیکیشن های مربوط به برنامه ریزی

برنامه آلارمی را برای صبح بیدار شدن و موارد دیگر می‌توانید استفاده کنید.

از گوگل کلندر برای برنامه ریزی می‌توانید استفاده کنید.در این اپلیکیشن برای هر قسمت برنامه تان یادآور بزارید که مثلا چند دقیقه قبل از هر قسمت برنامه تان به شما یادآوری می‌کند و از فراموشی جلوگیری می‌کند، می‌توانید برنامه تان را دسته بندی کنید و... . می‌توانید برای آشنایی بیشتر، راجع به آن سرچ کنید.

• انواع برگه های یادداشت

چون ممکن است همیشه تقویم ها کنار دستتان نباشد. همیشه برگه های کوچک همراهتان باشد تا اگر ایده ای به ذهنتان آمد در آن یادداشت کنید و بعدا به تقویم تان اضافه کنید. این کار باعث می شود کارهایتان را فراموش نکنید و مهم تر از آن، در ذهنتان نگه ندارید. چون حافظه شما محل نگهداری این مدل اطلاعات نیست، بلکه محل مناسبی برای مسائل مهم تر مثل خلاقیت، تفکر هدف مند، آینده نگری و... است. پس این اطلاعات را بیهوده در ذهن نگهداری نکنید. هرچه بیشتر از سیستم هایی که به شما معرفی کردیم استفاده کنید، ذهن خود را کمتر با اطلاعات بیهوده پر می‌کنید و فضای بیشتری برای خلاقیت و تفکر دارید.

از برگه های برچسب دار هم می‌توانید استفاده کنید تا هر جای میز کارتان یا منزل تان نصب اش کنید تا به شما یادآوری کند.

استفاده از برگه های رولی هم می تواند مفید باشد. چون می‌توانید از هر قسمتی که خواستید آن را جدا کنید و از طرفی جای کمی از جیب یا کیف شما را اشغال می‌کند.

نکات تکمیلی برنامه ریزی

• ممکن است شما در مدت زمانی که برای هر کاری تعیین کردید به هر دلیلی نتوانید آن کار را به پایان برسانید یا حتی شروعش هم نکردید. لطفا آن کار را در ساعت مقرر رها کرده و به سراغ کار بعدی بروید. این قسمت باقی مانده را به ساعت های خالی برنامه یا فردا موکول کنید.
• بین کارهای اصلی برنامه تان، زمانی برای تفریح و استراحت در نظر بگیرید.

آیا مدیریت زمان کافی است؟

برای رسیدگی به کارهای مهم در زمان مناسب، ما علاوه بر مدیریت زمان، نیاز به مدیریت مسئولیت ها و وظایف هم داریم و باید کارهایمان را اولویت بندی کنیم.

یکی از کارهای از روش هایی که در اولویت بندی کارها به شما کمک می‌کند، استفاده از روش ماتریس آیزنهاور است.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

این روش بیان می‌کند که شما باید کارهای خود را به ۴ دسته تقسیم کنید :

• کارهای مهم و فوری: کارهایی هستند که اگر الان به آنها رسیدگی نکنید با مشکلات جدی روبرو می‌شوید. بخشی از این کارها یک زمانی مهم و غیر فوری بودند اما چون به آنها رسیدگی نکردید، الان تبدیل به کارهای مهم و فوری شدند. مثلا ماه گذشته وقت دکتر داشتید، اهمال کاری کردید و نرفتید و الان که دچار درد جسمانی شده‌اید، فورا باید به پزشک مراجعه کنید. البته کارهایی هم هستند که غیر قابل پیش بینی هستند مثل تصادف، بیماری و... که شما مجبور به رسیدگی آن‌ها می‌شوید. پس هر چه زودتر این کارها را سامان  دهید و صفر کنید.
• کارهای مهم و غیر فوری: باید برای این مدل کارها برنامه ریزی کنید تا بعدا تبدیل به کارهای مهم و فوری نشوند. و این را در نظر بگیرید که انجام این کارها می‌تواند شما را چند قدم جلو بیاندازد و وقت گذاشتن رو آن نشانه ذکاوت شماست.
• کارهای غیر مهم و فوری: کارهایی هستند که لزوما نیازی به حضورشما ندارد و پس تا جایی که می توانید این کارها را به دیگران واگذار کنید و وقت خود را برای دو دسته قبلی بگذارید. حتی اگر نیاز هست برای رهایی از این کارها پول پرداخت کنید، این کار را انجام دهید. مثل : تمیز کردن منزل، پرداخت قبوض،ارسال بسته پستی و...
• کارهای غیر مهم و غیر فوری: این دسته همان سارقین زمان شما هستند و عملا وقت گذاشتن روی آن‌ها حماقت است و متاسفانه خیلی از افراد وقت زیادی را صرف این دسته کارها می کنند و باعث می شود که وقت کم بیاورید. مثل چت کردن با افراد غریبه ، وقت گذاشتن بدون هدف در شبکه های اجتماعی و... .

تمام کارهایی که در چک لیست تان نوشتید باید به این صورت دسته بندی کنید. ( حتی کارهای روزمره مثل غذا خوردن، حمام رفتن و...)

نکته : البته این طبیعی است که زمانی که شما می‌خواهید روی کارهای مهم تان وقت بگذارید، ذهن شما مقاومت کند و سراغ کارهای غیر مهم کشانده شوید.

کارهای پیش بینی نشده را چه کنیم؟

کار‌های پیش بینی نشده دو دسته هستند : ۱) کارهایی که در رودربایستی قبول می‌کنیم. در مورد این موضوع شما باید مهارت نه گفتن صحیح را یاد بگیرید و برای وقت خود ارزش قائل شوید و حتی الامکان قبول نکنید.

۲) کارهایی که باید قبلا انجام می‌دادید اما فراموش کردید و الان که مشغول کار دیگری هستید به یاد آوردید. این کار عقب افتاده را الان انجام ندهید. یادداشت کنید و بعدا به آن رسیدگی کنید.

سخن پایانی

هدف ما از دسته بندی آیزنهاور و مدیریت زمان این است که کار‌هایمان نظم بیشتری بگیرند . اما این کار به این معنا نیست که لزوما شما تمام روزتان را باید به کارهای مهم  اختصاص دهید. شما حتما باید مواردی مثل تفریح، استراحت، میزان سطح انرژی و شرایط هر روز خود را در نظر بگیرید چون شما ربات نیستید . حتی ممکن است به دلیل مواردی مثل بیماری، زمان مقرری که برای اهداف تان تعیین کردید کمی جابجا شوند.

پس لطفا با خودتان مهربان باشید و نسبت به این موارد پذیرش داشته باشید.

نکته برای اینکه برنامه ریزی به عادت تبدیل شود بهتر است از روش های ساخت عادت استفاده کنید.

دلگرم باشید و دل آرام...